Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche und Kontakt

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist:
Joana Puteska · Leox Digital
Badbrunnenstr. 98, 70374 Stuttgart, Deutschland
E-Mail: info@leoxdigital.de

Für Datenschutzanfragen ist derzeit die Betreiberin die Kontaktperson. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Zwei Rollen: Verantwortliche und Auftragsverarbeiterin

Klarbüro richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Wir verarbeiten Daten in zwei verschiedenen Rollen:

• Als Verantwortliche für Ihre Konto- und Vertragsdaten (Anmeldung, Abrechnung, Kommunikation mit uns). Dazu gilt diese Datenschutzerklärung.
• Als Auftragsverarbeiterin für die Inhalte, die Sie in Klarbüro eingeben (Ihre Kunden, Dokumente, Buchungen, Belege, Bankumsätze). Hierfür sind Sie als Kunde der Verantwortliche und wir handeln nach Ihren Weisungen auf Grundlage unserer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf von Klarbüro werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung. Die Verarbeitung dient dem Betrieb, der Stabilität und der Sicherheit (Abwehr von Missbrauch). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten fallen bei unserem Hosting-Dienstleister an (Abschnitt 8) und werden von uns nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

4. Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über Cloudflare Access mit einem Einmalcode, der an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, eine technische Benutzerkennung, der Zeitpunkt der Anmeldung und die IP-Adresse. Ohne Anmeldung ist die Nutzung der geschützten Bereiche nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags) beziehungsweise, für die Sicherheit der Anmeldung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Nutzung des Firmenkontos

Im Firmenkonto verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte: Firmenangaben und Logo, Kundendaten Ihrer Kunden, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Buchungen, Belege, Bankumsätze (CSV-Import), Teammitglieder und Rollen sowie Einstellungen. Zweck ist die Bereitstellung der vereinbarten Funktionen. Diese Inhalte werden in Ihrem Auftrag verarbeitet (Abschnitt 2). Rechtsgrundlage für Konto- und Vertragsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Angebotsportal für Ihre Kunden

Wenn Sie einem Kunden einen Angebotslink senden, kann dieser das Angebot ansehen und annehmen oder ablehnen. Dabei werden der eingegebene Name, die Entscheidung und der Zeitpunkt gespeichert. Der Link enthält einen zufälligen, nicht erratbaren Schlüssel, ist zeitlich befristet und kann von Ihnen widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt in Ihrem Auftrag.

7. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen ausschließlich technisch erforderliche Cookies ein. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• CF_Authorization (Cloudflare Access): hält Ihre Anmeldung aufrecht. Die Gültigkeit richtet sich nach der für die Anwendung eingestellten Access-Sitzungsdauer.
• klar_workspace: speichert den von Ihnen gewählten Firmenarbeitsbereich als Sitzungscookie.

Wir verwenden keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies.

8. Empfänger und Dienstleister

Die nachstehende Übersicht nennt die eingesetzten Dienstleister.

• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA): Hosting (Workers), Datenbank (D1), Dateispeicher (R2) und Anmeldung (Access).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland): Zahlungsabwicklung und Abo-Verwaltung, sobald Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten.
• IONOS SE (Dokumentversand per E-Mail): Wenn Sie in Klarbüro ausdrücklich „Per E-Mail senden“ auslösen, wird die Nachricht über den SMTP-Dienst von IONOS zugestellt. Ein automatischer Versand ohne Ihre Aktion findet nicht statt. Verarbeitet werden Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachricht und die PDF/XML-Anhänge. Absender ist die Adresse info@leoxdigital.de; Antworten gehen an die im Dokument angegebene E-Mail-Adresse Ihrer Firma. Mit IONOS SE wurde am 20.09.2026 eine AVV elektronisch abgeschlossen. Die Annahme durch IONOS bestätigt keine Zustellung beim Empfänger. Resend ist als alternative technische Anbindung vorhanden, wird aber nicht verwendet.

Für Kontaktanfragen nutzen wir das Postfach info@leoxdigital.de bei IONOS. Bei der Prüfung am 20.09.2026 war weder im IONOS-Portal noch in Webmail eine automatische Weiterleitung eingerichtet; auch im geprüften Gmail-Konto war kein Abruf des IONOS-Postfachs hinterlegt. Für die Kundenkommunikation ist das IONOS-Postfach vorgesehen. Dabei werden Absenderadresse, Nachrichteninhalt und gegebenenfalls Anhänge verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bearbeitung von Anfragen. Bitte senden Sie keine Kundendaten oder Belege per Support-E-Mail, solange deren Verarbeitung über diese Dienste nicht vertraglich geklärt ist.

9. Übermittlung in Drittländer

Cloudflare, Inc. hat seinen Sitz in den USA; eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kann daher nicht ausgeschlossen werden. Cloudflare ist nach eigenen Angaben und laut Eintrag im öffentlichen Verzeichnis des US-Handelsministeriums unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Als Rückfalllösung gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil der Datenverarbeitungsvereinbarung von Cloudflare sind. Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage. Stripe Payments Europe, Ltd. sitzt in Irland; soweit Stripe Daten als eigenständig Verantwortlicher in Drittländer übermittelt, geschieht dies auf Grundlage der Stripe-Datenschutzerklärung. Der IONOS-Dienst wird von einem Anbieter mit Sitz in Deutschland betrieben.

10. Speicherdauer

• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags, danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Inhalte Ihres Firmenkontos: während der vereinbarten Leistungserbringung. Eine Kündigung allein löst derzeit keine automatische Löschung aus. Rückgabe und Löschung nach Vertragsende werden durch die Betreiberin nach dokumentierter Weisung und unter Beachtung gesetzlicher Pflichten bearbeitet. Ein verbindlicher Ablauf einschließlich der Behandlung von Sicherungskopien ist vor der Produktivnutzung festzulegen; eine automatische 30-Tage-Löschung wird nicht zugesagt.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Ihre Buchungsbelege (§ 147 AO: 8 Jahre) und Bücher (10 Jahre) liegen in Ihrer Verantwortung. Laden Sie Ihre Sicherung rechtzeitig herunter.
• Server-, Sicherheits- und Anmeldeprotokolle: Die konkreten Aufbewahrungszeiten der eingesetzten Cloudflare-Dienste sind vor der Freigabe anhand der Kontoeinstellungen zu dokumentieren und hier zu ergänzen.
• Kontakt-E-Mails: solange zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich; darüber hinaus nur bei gesetzlichen Pflichten oder erforderlicher Rechtsverfolgung. Löschung ist im IONOS-Postfach sowie in gegebenenfalls vorhandenen früheren Kopien zu berücksichtigen.
• Rechnungen und Buchungsunterlagen an uns selbst: 8 bis 10 Jahre gemäß § 147 AO, § 257 HGB.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@leoxdigital.de. Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, für die Sie Verantwortlicher sind, unterstützen wir Sie nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen

Die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ist für die Nutzung erforderlich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff ist durch Anmeldung, Rollen und die Trennung der Firmenkonten geschützt. Einzelheiten stehen in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienste oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: 20.09.2026.